Праздник по алгоритму

В начале лета рекламная компания «Крылья» и маркетинговое агентство «PRgroup» начали успешную совместную работу, а общим проектом стал праздник Family day для компании Samsung, состоявшийся в конце июля. В статье мы разложим весь праздник на этапы, дабы показать, что это сложный внутренний процесс, который должен работать как часы.

Этапы создания праздника:
Определить цель и формат мероприятия
Выбрать площадку для проведения
Составить подробный план подготовки
Подобрать команду и распределить роли
Контролировать сроки и качество
Работа на самом мероприятии
Собрать обратную связь, сделать выводы

Определение цели и формата

В нашем случае мероприятие было направленным на увеличение лояльности и приверженности сотрудников. Samsung предоставляет замечательные возможности для развития не только самих сотрудников, но и членов их семей, показывая тем самым, что главная ценность предприятия - это семья, гармония и целостность.

Формат фестиваля был выбран неслучайно, ибо компания предварительно заявила 2500 гостей. Заказчик выбрал нашу идею и тему «Путешествие в Сказку», которая была воплощена через три направления: русское-народное, восточное и Диснейленд.
Зона русских сказок была связана с тематическими активностями, такими как бег в мешках, перетягивание каната, соревнования на столбоходах, русский-народный театр, мастер-класс по плетению венков и многое другое.

Центральное место в зоне восточных сказок занял шатер, в котором можно было перекусить, отдохнуть и насладиться вкуснейшим паровым коктейлем, вблизи него располагалась зона мастер-классов с йогой, восточными танцами, поингом, а также аквагрим для самых маленьких.

Зона Диснейленда - самая популярная локация – это пять разных по размеру и функционалу батутов и аттракционов. В каждой зоне работали активные аниматоры, ростовые куклы – герои сказок: зебра Мартин, Миньон, Медведь, Белка, Жасмин.
Главная сцена – это четвертая площадка и центральная позиция, где сосредоточены основные активности (выступление кавер-группы ВИА «Танцы», электрическое шоу, конкурсы, танцевальные флеш-мобы, фестиваль красок). Общая навигация и координация осуществлялась именно оттуда.

Выбор площадки

Место проведения - всегда очень важный вопрос, который может повлиять на общую концепцию и даже изменить формат мероприятия. Поэтому подходить к нему нужно с особой бдительностью и вниманием. Белкинский парк, который имеет необычный трехуровневый ландшафт, позволил нам расположить тематические площадки автономно, однако не испортив общей идеи и концепции.

Выбрав внешнюю площадку, мы сразу же столкнулись с необходимостью решения многих вопросов, вот некоторые из них:

- Хватит ли мощности самого парка для обеспечения всего мероприятия: сцена -20 КВт звука и шоу-программа на ней, кейтеринг, батуты, сладкая вата, ресторанный дворик, инстапринтер и т.д.?

- Как организовать пропускную систему в парк? Сформированные заранее пофамильные списки, при таком количестве человек - идея не самая хорошая.

- Как обеспечить пожарную безопасность, наличие скорой помощи и ЧОПа на всей территории парка?

Пропускная система
Мы обошлись созданием пригласительных билетов, которые выдавались сотрудникам заблаговременно и которые необходимо было обменять в зоне welcome на фирменный браслет мероприятия.

Система навигации

Была обеспечена при помощи пластиковых табличек–схем. Они были расставлены на всей территории парка.

Система коммуникации

Особое внимание было уделено коммуникации с заказчиком и подрядчиками. Неоднократно мы выезжали на площадку и выбирали максимально удобное размещение всех активностей с учетом количества гостей и их потребностей.

Составление подробного плана подготовки и проведения

Чем подробнее будет этот план, тем проще будет реализация проекта. План должен включать следующие документы:
– Этапы подготовки (решаемые задачи, дедлайны, ответственные лица);

- Сценарий и тайминг мероприятия – основной документ организатора, где по минутам расписано мероприятие (в нашем случае с момента заезда технической группы в 6:00 – до выезда последнего сотрудника клиниговой компании в 19:00);

- Контакт – лист подрядных организаций, задействованных лиц и всего ответственного персонала;

- Перечень необходимого реквизита – материалы, которые нужны для организации.

Подбор команды и распределение ролей

Любой организатор знает, что без команды сделать что-нибудь серьезное достаточно сложно. Люди должны быть опытные и морально устойчивые. Важно соразмерять силы и обязательно предусматривать непредвиденные ситуации: потасовка, изменение погодных условий, поломка оборудования и т.д.

Контроль сроков и качества

Без контроля существует риск столкнуться с тем, что продукт окажется не тот или его вообще не привезут. Счет, без которого продукция не будет произведена, будет не оплачен, и тогда придется в разы переплатить за срочное изготовление необходимого реквизита. У каждого своя форма контроля хода подготовки к мероприятию. Мы делаем это в табличке Excel - календарный график подготовки. Важно, чтобы ни один из обозначенных моментов не был забыт по недоразумению. Форс-мажоры и так неотъемлемая часть event-индустрии, не стоит их создавать искусственно. Непосредственно перед мероприятием необходимо устроить собрание для организаторов и еще раз все проговорить и решить сложные вопросы.

Работа на самом мероприятии

Здесь важно четко следовать планам. Обязательно присутствие координатора, его задача - организация и контроль всего процесса. Под рукой у него всегда должны быть все контакты ответственных людей. Все вертится вокруг него, он спокоен и невозмутим, следит за графиком и контролирует, чтобы не было нарушений. Жесткая субординация и никаких самостоятельных решений исполнителями. Наличие раций у ответственных за площадки организаторов – вещь первой необходимости на крупных мероприятиях.

Сбор обратной связи, подведение итогов

Календарное завершение мероприятия для нашей команды еще не означает его окончание. Обязательным пунктом является сбор отзывов, благодарственных писем и комментариев от заказчика. Находя проблему, мы выявляем причину и делаем выводы, как не допустить в следующий раз ее повторения. Обсуждению подвергается сама концепция и форма мероприятия: что в принципе удалось или не удалось, затем идет поэтапный прогон мероприятия с общей оценкой работы конкретных персон. По ходу обсуждаются варианты улучшения концепции и работы. Таким образом, каждое наше мероприятие всегда ярче, качественнее и интереснее, чем предыдущее.

В завершении хотелось бы сказать, что организацию и проведение крупного мероприятия нужно доверять профессионалам. Иногда люди не понимают, за что они должны заплатить, думают, что можно не напрягаясь провести все самим. Мы считаем, что каждый должен заниматься тем, что он умеет и знает.

Евгений Гусаков (менеджер службы управления персоналом «Samsung»):
Я искренне благодарен компаниям «Крылья» и «PRgroup», которые организовали и провели наш праздник Family Day. Достаточно большой объем работы был проделан творчески и в короткие сроки. Формат был новым, но предложенные идеи нам понравились и были воплощены на 100% . Уверен, что в следующем году мы повторим парковое семейное мероприятие и сделаем его еще интересней. Для меня, как для руководителя, самой лучшей оценкой труда являются слова благодарности сотрудников и улыбки на лицах их детей.

Алена Федотова